Come preparare il magazzino per il picco delle festività

Durante i periodi di intensa attività, come Natale, Pasqua, Black Friday o la stagione dei saldi, i retailer si trovano di fronte a un gran numero di clienti alla ricerca di regali per sé o per le persone care. Questo mette molta pressione sul personale che lavora in magazzino, soprattutto in assenza di un sistema di gestione ben strutturato. Oggi ti spieghiamo come preparare il tuo magazzino per questo picco delle festività, così da poter lavorare in modo efficiente e rendere felici i tuoi clienti.

1. Organizza la merce in magazzino in modo efficiente e mantieni l'ordine

L'organizzazione della merce è importante in qualsiasi magazzino, a prescindere dalle sue dimensioni. Senza un sistema ben organizzato, possono insorgere rapidamente caos e perdita di produttività. Lo spazio va sempre ottimizzato. Il primo istinto è quello di scegliere un magazzino il più grande possibile, anche se magari non si dispone di una quantità di merce tale da richiedere uno spazio simile. La realtà ti dimostrerà che non sempre questa è una misura efficace. Non conta quanto è grande lo spazio, ma quanto è ottimizzato, e in questa situazione ti suggeriamo di provare un'organizzazione verticale.

La collocazione dei prodotti in magazzino dovrebbe basarsi sulla loro rotazione. Ad esempio, il metodo ABC può aiutarti a mantenere l'ordine in magazzino e a lavorare in modo efficiente. I prodotti a rotazione rapida dovrebbero essere collocati il più vicino possibile all'ingresso, quelli a rotazione media dovrebbero essere stoccati nella zona centrale del magazzino, mentre quelli a rotazione lenta possono essere spostati sul fondo. Naturalmente, questo metodo può essere adattato in base al tipo di organizzazione: se parliamo di un'organizzazione verticale, i prodotti a rotazione rapida si collocano sui ripiani più bassi, quelli a rotazione media a metà altezza e quelli a rotazione lenta sui ripiani più alti.

2. Utilizza il forecasting per prepararti ai periodi di picco

Esistono determinati trend stagionali che potresti voler monitorare per prepararti adeguatamente ai periodi di intensa attività. In certe settimane dell'anno, come il periodo pre-natalizio, gli ordini e il carico di lavoro aumentano in modo significativo. Sfrutta le statistiche a tuo vantaggio! Stima il livello di domanda durante i periodi di picco e alloca le risorse necessarie per una gestione del magazzino corretta ed efficiente. Queste previsioni ti aiuteranno ad avere sempre a disposizione i prodotti preferiti dei tuoi clienti.

3. Ispeziona regolarmente attrezzature e dispositivi

Immagina che sia uno dei giorni più intensi dell'anno in magazzino e che il muletto si guasti. Non si tratta di sfortuna, ma di una situazione che avresti potuto evitare ispezionando regolarmente i mezzi e le attrezzature utilizzate nel tuo magazzino. Ti consigliamo di effettuare questo controllo soprattutto prima di un periodo così intenso, di individuare eventuali piccoli problemi e di risolverli. Per quanto valida sia l'attrezzatura, prima o poi si usurerà, soprattutto se non viene sottoposta a una manutenzione adeguata. Per evitare danni irreparabili e il caos che ne potrebbe derivare, rivolgiti a un'azienda specializzata che si occupi dell'ispezione.

4. Utilizza le risorse umane in modo efficiente

Attualmente vi è una notevole pressione sulla riduzione dei costi operativi del magazzino: la manodopera incide per circa il 45% sui costi operativi di un magazzino. Nei periodi di intensa attività è importante saper utilizzare le risorse umane in modo efficiente e intelligente. Ad esempio, puoi predisporre attività di ricollocazione secondaria per i dipendenti che alternano periodi di picco e di bassa attività. Fai però attenzione a non andare agli estremi e ad assegnare compiti extra a un dipendente che non ha il tempo di svolgerli. Per riuscirci, è estremamente importante misurare la produttività individuale di ciascun dipendente, e non quella collettiva. L'implementazione di un sistema per monitorare le prestazioni dei dipendenti e assegnare i compiti individuali può rappresentare una soluzione.

5. Utilizza un sistema di gestione del magazzino (WMS)

Per quanto ben organizzato sia il tuo magazzino, per quanto ben mantenuti siano i tuoi mezzi e per quanto pensi di essere preparato a un mese intenso, senza un sistema di gestione del magazzino possono sorgere problemi capaci di stravolgere la tua attività. Man mano che scoprirai i vantaggi che un WMS, come Planograma, può offrirti, non vorrai più tornare al modo in cui lavoravi prima. Ecco alcuni dei vantaggi che Planograma ti porta:

• ›Puoi coordinare scorte e domanda di prodotti in tempo reale (questa opzione può darti un vantaggio competitivo)
• ›Puoi gestire un'ampia varietà di prodotti e fornitori da un unico punto
• ›Puoi dare priorità a punti di consegna specifici
• ›Puoi tenere traccia più facilmente di un'intera supply chain
• ›Puoi organizzare l'inventario in modo più efficiente
• ›Puoi accedere ai report sulle operazioni di magazzino

Sempre più aziende si rivolgono ai sistemi di gestione del magazzino per ridurre le spese operative e aumentare i livelli del servizio clienti. Senza sistemi di questo tipo, l'evasione della domanda multicanale non è possibile. Il vantaggio più grande di un simile sistema è che integra tutti i processi del magazzino, aumenta la produttività del team e riduce al minimo l'errore umano. Tutti i consigli che ti abbiamo dato sopra possono essere implementati molto più facilmente con un sistema di gestione del magazzino come Planograma. Planograma è una soluzione WMS completa, personalizzabile in base alle esigenze specifiche di ciascun settore.

Possiamo notare che tutti i consigli precedenti hanno una cosa in comune: il WMS. Un sistema di questo tipo ti sarà utile non solo durante le festività o la stagione dei saldi, ma per tutto l'anno. Non dimentichiamo che il comportamento dei consumatori è cambiato molto di recente. L'e-commerce ha conosciuto un'impennata sulla scia della pandemia di coronavirus, e le aspettative dei clienti nei confronti dei servizi offerti dalle aziende sono cambiate: ad esempio, è iniziato a crescere il numero di richieste di consegna in giornata o il giorno successivo. Richieste di questo tipo possono mettere ulteriore pressione sull'attività del magazzino durante i periodi di picco, ma anche nei giorni ordinari. Con l'aumento del numero di ordini con consegna rapida crescono i costi operativi, ma cresce anche la necessità di utilizzare in modo più efficiente le risorse disponibili. Un sistema di gestione del magazzino, come Planograma, ti aiuta a gestire molto meglio i periodi di picco, a eliminare l'errore umano e a mantenere felici i tuoi clienti. Ricorda: alla fine dei conti, tutto ruota attorno ai clienti, e clienti soddisfatti mantengono alti i profitti.