Durante los periodos de mayor actividad, como Navidad, Semana Santa, el Viernes Negro o la temporada de rebajas, los minoristas se enfrentan a un gran número de clientes que buscan regalos para sí mismos o para sus seres queridos. Esto ejerce mucha presión sobre los empleados que trabajan en los almacenes, sobre todo si no existe un sistema de gestión bien desarrollado. Hoy te enseñaremos cómo preparar tu almacén para este ajetreo navideño, para que puedas ser eficiente y hacer felices a tus clientes.
1. Organiza eficazmente las mercancías de tu almacén y mantén el orden
Organizar las mercancías es importante en cualquier almacén, independientemente de su tamaño. Sin un sistema bien organizado, el caos y la falta de productividad pueden instalarse rápidamente. Siempre hay que optimizar el espacio. Tu primer instinto es elegir un almacén lo más grande posible, aunque no tengas un gran número de mercancías que requieran tal espacio. La realidad te demostrará que no siempre es una medida eficaz. No se trata de lo grande que sea el espacio, sino de lo bien optimizado que esté, y en esta situación, te sugerimos que pruebes una organización vertical.
La colocación de los productos en el almacén debe basarse en su rotación. Por ejemplo, el método ABC puede ayudarte a mantener el orden en el almacén y a trabajar con eficacia. Los productos de rotación rápida deben colocarse lo más cerca posible de la entrada, los de rotación media deben almacenarse en la sección central del almacén, y los de rotación lenta pueden trasladarse a la parte trasera del almacén. Por supuesto, este método puede adaptarse en función del tipo de organización: si se trata de una organización vertical, los productos de movimiento rápido se colocan en las estanterías inferiores, los de movimiento medio en el centro y los de movimiento lento en las superiores.
2. Utiliza la previsión para prepararte para periodos de mucho trabajo
Hay ciertas tendencias estacionales que te conviene observar para prepararte adecuadamente para las épocas de más trabajo. Durante ciertas semanas del año, como el periodo prenavideño, los pedidos y la carga de trabajo aumentan significativamente. ¡Utiliza las estadísticas a tu favor! Estima el nivel de demanda durante los periodos de mayor actividad y asigna los recursos necesarios para una gestión correcta y eficaz del almacén. Estas previsiones te ayudarán a tener siempre en stock los productos favoritos de tus clientes.
3. Inspecciona regularmente los aparatos y equipos
Imagina que es uno de los días más ajetreados del año en el almacén y la carretilla elevadora se avería. No es mala suerte, sino una situación que podrías haber evitado si inspeccionaras regularmente las máquinas y equipos utilizados en tu almacén. Te recomendamos que hagas esta comprobación sobre todo antes de un periodo tan ajetreado, identifiques cualquier pequeño problema y lo arregles. Por muy bueno que sea el equipo, en algún momento se desgastará, sobre todo si no se mantiene adecuadamente. Para evitar daños totales y el caos que podría producirse, llama a una empresa especializada para que realice la inspección.
4. Utilizar eficazmente los recursos humanos
Actualmente hay mucha presión para reducir los costes de explotación de los almacenes: la mano de obra representa alrededor del 45% de los costes de explotación de un almacén. En épocas de mucho trabajo, es importante saber cómo utilizar los recursos humanos de forma eficiente e inteligente. Por ejemplo, puedes establecer actividades secundarias de recolocación para los empleados que alternan periodos punta y periodos valle. Pero ten cuidado de no llegar a extremos y asignar tareas adicionales a un empleado que no tiene tiempo para hacerlas. Para ello, es sumamente importante medir la productividad individual de los empleados, no la colectiva. Implantar un sistema para controlar el rendimiento de los empleados y asignarles tareas individuales puede ser una solución.
5. Utilizar un sistema de gestión de almacenes (SGA)
Por muy bien organizado que esté tu almacén, por muy bien mantenidas que estén tus máquinas y por muy preparado que creas estar para un mes ajetreado, sin un sistema de gestión de almacenes pueden surgir problemas que pongan tu negocio patas arriba. Cuando descubras las ventajas que puede aportarte un SGA, como Planograma, no querrás volver a la forma en que trabajabas antes. Éstas son algunas de las ventajas que te aporta Planograma:
- Puedes coordinar las existencias y la demanda de productos en tiempo real (esta opción puede darte una ventaja competitiva)
- Puedes gestionar una gran variedad de productos y proveedores desde un solo lugar
- Puedes priorizar puntos de entrega específicos
- Puedes controlar más fácilmente toda una cadena de suministro
- Puedes organizar el inventario de forma más eficiente
- Puedes acceder a informes sobre las operaciones del almacén
Cada vez más empresas recurren a los sistemas de gestión de almacenes para reducir los gastos operativos y aumentar los niveles de servicio al cliente. Sin estos sistemas, no es posible satisfacer la demanda por varios canales. La mayor ventaja de un sistema de este tipo es que integra todos los procesos del almacén, aumenta la productividad del equipo y minimiza los errores humanos. Todos los consejos que te hemos dado anteriormente pueden aplicarse mucho más fácilmente con un sistema de gestión de almacenes como Planograma. Planograma es una solución completa de SGA que puede personalizarse según los requisitos específicos de cada industria.
Vemos que todos los consejos anteriores tienen algo en común: el SGA. Un sistema así te será útil no sólo durante las fiestas o la temporada de rebajas, sino durante todo el año. No olvidemos que el comportamiento de los consumidores ha cambiado mucho últimamente. El comercio electrónico ha despegado tras la pandemia de coronavirus, y las expectativas de los clientes respecto a los servicios ofrecidos por las empresas han cambiado; por ejemplo, ha empezado a aumentar el número de solicitudes de entrega en el mismo día o al día siguiente. Estas solicitudes pueden ejercer una presión adicional sobre la actividad de los almacenes durante los periodos de mucho trabajo, pero también durante los días comunes. A medida que aumenta el número de pedidos rápidos, también lo hacen los costes operativos, pero también la necesidad de utilizar los recursos disponibles de forma más eficiente. Un sistema de gestión de almacenes, como Planograma, te ayuda a gestionar mucho mejor los periodos punta, eliminar los errores humanos y mantener contentos a tus clientes. Recuerda, al fin y al cabo, todo gira en torno a los clientes: los clientes contentos mantienen altos los beneficios.