Managementul stocurilor e felul în care ții echilibrul între prea mult stoc, care blochează bani și spațiu, și prea puțin, care înseamnă comenzi pierdute. Pentru multe firme, stocul e cel mai mare activ după oameni și, totodată, cel mai ușor de pierdut din vedere.
Mai jos găsești metodele de bază, indicatorii care contează și greșelile pe care le vedem cel mai des în depozite.
Ce înseamnă managementul stocurilor
Managementul stocurilor înseamnă să ai produsul potrivit, în cantitatea potrivită, la locul și la momentul potrivit, cu un cost de stocare cât mai mic. Concret, răspunde la trei întrebări: ce comanzi, cât comanzi și când comanzi.
Termenii se amestecă des, așa că merită separați:
- Gestiunea stocurilor e evidența: intrări, ieșiri, sold, valoare. De obicei stă în programul de contabilitate sau în ERP.
- Managementul stocurilor sunt deciziile: niveluri minime, reaprovizionare, ce păstrezi și ce lichidezi.
- Managementul depozitului e partea fizică: unde stă fiecare produs, cum se recepționează, cum se culege și cum se expediază. Aici intră un WMS.
Tipuri de stoc
- Materii prime și ambalaje, pentru producție.
- Produse în curs, începute, dar nefinalizate.
- Produse finite și mărfuri, gata de vânzare.
- Stocul de siguranță, rezerva care te protejează când cererea crește sau furnizorul întârzie.
- Stocul în tranzit, comandat, dar încă pe drum.
- Stocul fără mișcare, produse care n-au mai ieșit de luni de zile și doar ocupă loc.
Metode de management al stocurilor
Analiza ABC
Împarți articolele după cât contează în valoarea vânzărilor sau a consumului:
- A: puține articole, adesea în jur de 20%, care fac cea mai mare parte din valoare, adesea în jur de 80%;
- B: articolele de mijloc;
- C: multe articole cu valoare mică.
Articolele A se urmăresc atent, se inventariază des și se comandă des, în cantități mici. Pentru articolele C poți folosi reguli simple și comenzi mai rare.
FIFO și FEFO
- FIFO (first in, first out): iese primul ce a intrat primul. E regula de bază pentru majoritatea produselor.
- FEFO (first expired, first out): iese primul ce expiră primul. E regula pentru orice marfă cu termen de valabilitate: alimente, cosmetice, medicamente.
Ca să le aplici, trebuie să știi lotul și termenul de valabilitate al fiecărui palet sau al fiecărei cutii și unde se află fiecare.
Punctul de reaprovizionare
E nivelul de stoc la care lansezi o nouă comandă:
punct de reaprovizionare = consum mediu zilnic × timpul de livrare (în zile) + stocul de siguranță
Exemplu: vinzi în medie 40 de bucăți pe zi, furnizorul livrează în 5 zile, iar stocul de siguranță e de 100 de bucăți. Comanzi când ajungi la 40 × 5 + 100 = 300 de bucăți.
Stocul de siguranță
O formulă simplă, folosită des în practică:
stoc de siguranță = (consum maxim zilnic × timpul maxim de livrare) − (consum mediu zilnic × timpul mediu de livrare)
Dacă în zilele cele mai aglomerate vinzi 60 de bucăți, iar livrarea durează în cel mai rău caz 7 zile, față de 40 de bucăți și 5 zile în medie: 60 × 7 − 40 × 5 = 220 de bucăți. Metodele statistice sunt mai precise, dar formula aceasta e un punct de plecare bun.
Cantitatea economică de comandă
Formula lui Wilson (EOQ, în engleză) caută cantitatea la care costul de a comanda și costul de a ține stocul sunt, împreună, cele mai mici:
cantitatea economică = √(2 × cererea anuală × costul unei comenzi ÷ costul anual de deținere pe unitate)
E utilă pentru articolele cu cerere stabilă. Pentru cele sezoniere sau pentru care furnizorul dă reduceri de volum, folosește-o doar ca reper.
Inventarul ciclic
În loc de un singur inventar mare pe an, numeri câte o parte din stoc în fiecare săptămână: articolele A mai des, articolele C mai rar. Găsești diferențele cât sunt mici și ușor de explicat, fără să oprești depozitul.
Indicatorii care contează
| Indicator | Cum îl calculezi | Ce îți spune |
|---|---|---|
| Rotația stocului | costul vânzărilor ÷ stocul mediu | de câte ori pe an „se întoarce” stocul |
| Zile de acoperire | stocul actual ÷ consumul mediu zilnic | câte zile poți livra fără să primești marfă |
| Acuratețea stocului | articole sau locații corecte ÷ total verificate | cât te poți baza pe ce arată sistemul |
| Rata de ruptură | linii de comandă nelivrate din lipsă de stoc ÷ total linii | cât te costă lipsurile |
| Stocul fără mișcare | valoarea stocului fără ieșiri în ultimele 90 de zile ÷ valoarea totală | cât capital stă blocat |
Nu ai nevoie de toți de la început. Acuratețea stocului și rata de ruptură spun cele mai multe despre cât de bine funcționează restul.
Greșeli frecvente
- Stocul există doar „scriptic”. Sistemul știe cât ai, dar nu și unde, așa că marfa se caută prin depozit.
- Un singur inventar pe an. Diferențele se adună 12 luni și nimeni nu mai știe de unde vin.
- Aceeași regulă pentru toate articolele. Un produs A și un produs C nu merită aceeași atenție.
- Reaprovizionare „din ochi”. Comenzile pleacă atunci când cineva observă că raftul e gol.
- Termene de valabilitate urmărite pe hârtie. Marfa expiră în spatele raftului.
- Date împrăștiate. Stocul în ERP, locațiile într-un Excel, comenzile în e-mailuri.
Ce instrumente folosești
- Excelul ajunge pentru câteva sute de articole și o persoană care îl ține la zi.
- ERP-ul sau programul de gestiune ține evidența contabilă a stocului.
- Un WMS adaugă locațiile, loturile și scanarea, așa că stocul din sistem e același cu cel de pe raft, în timp real.
- O aplicație de inventar te ajută să numeri repede, cu telefonul, fără liste tipărite.
Cum te ajută Planograma
- Controlul stocurilor din Planograma WMS îți arată stocul pe locații, în timp real, cu loturi, termene de valabilitate și numere de serie, notificări de reaprovizionare și comenzi de achiziție generate automat.
- Rapoartele de stoc adună indicatorii într-un singur panou, fără exporturi în Excel.
- Managementul achizițiilor leagă reaprovizionarea de furnizori și de termenele lor de livrare.
- Planograma Inventory face inventarul cu telefonul: imporți lista din Excel, scanezi codurile și închei cu un raport al diferențelor.
Întrebări frecvente
Care e diferența dintre gestiunea și managementul stocurilor?
Gestiunea e evidența cantităților și a valorilor. Managementul sunt deciziile: cât păstrezi, când comanzi și ce lichidezi.
Cât de des ar trebui făcut inventarul?
Inventarierea anuală e obligatorie pentru contabilitate, dar pentru operațiuni e prea rară. Inventarul ciclic, câte o parte din stoc în fiecare săptămână, ține diferențele mici tot anul.
Ce este stocul de siguranță?
Rezerva pe care o ții ca să poți livra și atunci când cererea crește peste medie sau furnizorul întârzie.
Ce înseamnă FEFO?
First expired, first out: primul iese produsul care expiră primul. E regula pentru orice marfă cu termen de valabilitate.
Vrei să vezi cum arată stocul tău pe locații, în timp real? Programează un demo sau află cât costă Planograma WMS.
Vrei să vezi ce poate face Planograma pentru depozitul tău?
Programează o demonstrație de 30 de minute cu un specialist și vezi platforma pe fluxurile tale reale.
Programează un demo
