Cómo preparar tu almacén para la temporada alta navideña

Durante los periodos de gran actividad, como la Navidad, la Semana Santa, el Black Friday o las temporadas de rebajas, los minoristas se enfrentan a un gran número de clientes que buscan regalos para sí mismos o para sus seres queridos. Esto supone una enorme presión para los empleados que trabajan en los almacenes, sobre todo si no se cuenta con un sistema de gestión bien desarrollado. Hoy te enseñaremos cómo preparar tu almacén para esta temporada alta navideña, de modo que puedas ser eficiente y mantener satisfechos a tus clientes.

1. Organiza la mercancía de tu almacén de forma eficiente y mantén el orden

Organizar la mercancía es importante en cualquier almacén, independientemente de su tamaño. Sin un sistema bien organizado, el caos y la falta de productividad pueden aparecer rápidamente. El espacio debe optimizarse siempre. Tu primer instinto es elegir un almacén lo más grande posible, aunque quizá no tengas una gran cantidad de mercancía que requiera tanto espacio. La realidad te demostrará que esta no siempre es una medida eficaz. No se trata de lo grande que sea el espacio, sino de lo bien optimizado que esté, y en esta situación te sugerimos que pruebes una organización vertical.

La colocación de los productos en el almacén debe basarse en su rotación. Por ejemplo, el método ABC puede ayudarte a mantener el orden en el almacén y a trabajar de forma eficiente. Los productos de alta rotación deben colocarse lo más cerca posible de la entrada, los de rotación media deben almacenarse en la zona central del almacén y los de baja rotación pueden trasladarse al fondo del almacén. Por supuesto, este método puede adaptarse según el tipo de organización: si hablamos de una organización vertical, los productos de alta rotación se colocan en las baldas inferiores, los de rotación media en el centro y los de baja rotación en las baldas superiores.

2. Utiliza la previsión de la demanda para prepararte ante los periodos de gran actividad

Hay ciertas tendencias estacionales que conviene vigilar para prepararte adecuadamente para los periodos de gran actividad. Durante determinadas semanas del año, como el periodo previo a la Navidad, los pedidos y la carga de trabajo aumentan de forma significativa. ¡Aprovecha las estadísticas a tu favor! Estima el nivel de demanda durante los periodos de gran actividad y asigna los recursos necesarios para una gestión del almacén correcta y eficiente. Estas previsiones te ayudarán a mantener siempre en stock los productos favoritos de tus clientes.

3. Inspecciona los equipos y la maquinaria con regularidad

Imagina que es uno de los días de mayor actividad del año en el almacén y la carretilla elevadora se avería. No es mala suerte, sino una situación que podrías haber evitado si hubieras inspeccionado con regularidad las máquinas y los equipos que utilizas en tu almacén. Te recomendamos que realices esta revisión especialmente antes de un periodo de tanta actividad, que identifiques cualquier pequeño problema y lo soluciones. Por muy bueno que sea el equipo, en algún momento se desgastará, sobre todo si no recibe un mantenimiento adecuado. Para evitar una avería total y el caos que podría derivarse, recurre a una empresa especializada que se encargue de la inspección.

4. Utiliza los recursos humanos de forma eficiente

Actualmente existe bastante presión por reducir los costes operativos del almacén: la mano de obra representa alrededor del 45% de los costes operativos de un almacén. En los periodos de gran actividad es importante saber utilizar los recursos humanos de forma eficiente e inteligente. Por ejemplo, puedes establecer actividades de reubicación secundarias para los empleados que experimentan periodos alternos de mayor y menor actividad. Pero ten cuidado de no caer en los extremos y asignar tareas adicionales a un empleado que no dispone de tiempo para realizarlas. Para poder hacerlo, es sumamente importante medir la productividad individual de cada empleado, y no la productividad colectiva. Implantar un sistema para supervisar el rendimiento de los empleados y asignar tareas individuales puede ser una solución.

5. Utiliza un sistema de gestión de almacenes (SGA)

Por muy bien organizado que esté tu almacén, por muy bien mantenidas que estén tus máquinas y por muy preparado que creas estar para un mes de mucha actividad, sin un sistema de gestión de almacenes pueden surgir problemas capaces de poner tu negocio patas arriba. A medida que vayas descubriendo las ventajas que un SGA, como Planograma, puede aportarte, no querrás volver a trabajar como lo hacías antes. Estas son algunas de las ventajas que Planograma te ofrece:

• ›Puedes coordinar el stock y la demanda de productos en tiempo real (esta opción puede darte una ventaja competitiva)
• ›Puedes gestionar una amplia variedad de productos y proveedores desde un único lugar
• ›Puedes priorizar determinados puntos de entrega
• ›Puedes hacer un seguimiento más sencillo de toda una cadena de suministro
• ›Puedes organizar el inventario de forma más eficiente
• ›Puedes acceder a informes sobre las operaciones del almacén

Cada vez más empresas recurren a los sistemas de gestión de almacenes para reducir los gastos operativos y aumentar los niveles de servicio al cliente. Sin sistemas de este tipo, no es posible satisfacer la demanda a través de múltiples canales. La mayor ventaja de un sistema así es que integra todos los procesos del almacén, aumenta la productividad del equipo y minimiza el error humano. Todos los consejos que te hemos dado anteriormente pueden implementarse de forma mucho más sencilla con un sistema de gestión de almacenes como Planograma. Planograma es una solución SGA completa que puede personalizarse según los requisitos específicos de cada sector.

Podemos ver que todos los consejos anteriores tienen algo en común: el SGA. Un sistema así te será de gran utilidad no solo durante la temporada navideña o de rebajas, sino durante todo el año. No olvidemos que el comportamiento del consumidor ha cambiado mucho en los últimos tiempos. El comercio electrónico se ha disparado a raíz de la pandemia de coronavirus, y las expectativas de los clientes respecto a los servicios que ofrecen las empresas han cambiado; por ejemplo, el número de solicitudes de entrega en el mismo día o al día siguiente ha empezado a aumentar. Estas solicitudes pueden suponer una presión adicional para la actividad del almacén durante los periodos de gran actividad, pero también durante los días normales. A medida que aumenta el número de pedidos urgentes, también lo hacen los costes operativos, pero igualmente crece la necesidad de utilizar los recursos disponibles de forma más eficiente. Un sistema de gestión de almacenes, como Planograma, te ayuda a gestionar mucho mejor los periodos punta, a eliminar el error humano y a mantener satisfechos a tus clientes. Recuerda que, al fin y al cabo, todo gira en torno a los clientes: los clientes satisfechos mantienen los beneficios elevados.